MS-Access 97 โปรแกรมจัดการฐานข้อมูล ที่มีประสิทธิภาพสูง ในกลุ่มโปรแกรม MS-Office ที่ช่วยให้การทำงานเกี่ยวกับ ข้อมูลปริมาณมากๆ ด้านการป้อน แก้ไข จัดเรียง สืบค้น คัดลอก ทำรายงาน และสร้างลักษณะงานเฉพาะแบบได้อย่างสะดวก รวดเร็ว และใช้งานได้หลากหลาย

ลักษณะงานฐานข้อมูล

ฐานข้อมูลได้แก่ กลุ่มข้อมูลที่มีถูกรวบรวมไว้ด้วยกัน อย่างมีระเบียบ และข้อมูลในกลุ่มมีความสัมพันธ์กัน เช่น สมุดรายนามโทรศัพท์, ข้อมูลสินค้าในคลังสินค้า, ข้อมูลบุคลากรในหน่วยงานต่างๆ

ฐานข้อมูลของ MS-ACCESS

โปรแกรม MS-Access ได้รวบรวมข้อมูลต่างๆ ไว้เป็นรูปแบบของแฟ้มข้อมูล หรือ ไฟล์ (File) ที่มีส่วนขยายเป็น .MDB

โดยข้อมูลจริงที่เก็บไว้ในไฟล์ฐานข้อมูล .MDB จะถูกเก็บในรูปของตาราง (Table) ที่ประกอบด้วยแถวแนวตั้งและแถวแนวนอน โดยจะเรียกแถวแนวตั้งว่า "คอลัมน์ (Column)" และเรียกแถวแนวนอนว่า "แถว (Row)"

• ข้อมูลในคอลัมน์
  จะถูกแบ่งเป็นส่วนย่อยๆ แต่ละส่วนเรียกว่า "ฟิลด์ (Field)
• ข้อมูลในแถว
  เป็นชุดข้อมูลของรายการแต่ละรายการ โดยประกอบกันด้วยส่วนย่อยหลายๆ ส่วน หรือฟิลด์หลายๆ ฟิลด์ เรียก
  ข้อมูลจริงของแต่ละรายการในแต่ละแถวว่า "เรคคอร์ด (Record)"
  

ตัวอย่าง

ข้อมูลของ "นายนิยม รักงาม อายุ 22 ปี ตำแหน่งพนักงานขาย ฝ่ายขาย มีเงินเดือน 85000 บาท" จะเก็บไว้ในแถว 1 แถว นับเป็น 1 เรคคอร์ด แต่มีส่วนประกอบย่อยทั้งหมด 7 ส่วน ได้แก่