ลักษณะงานเด่นของ Microsoft Access งานหนึ่ง คือ การกรองหรือการคัดเลือกข้อมูลจากตาราง เพื่อนำไปประมวลผลในรูปแบบที่ต้องการ เช่น การเลือกข้อมูลเฉพาะบุคคลในภาคเหนือ จากข้อมูลทั้งหมด หรือการเลือกแสดงเฉพาะบุคคลที่มีเงินเดือนมากกว่า 15,000 บาเป็นต้น

การทำงานด้วย Query นอกเหนือจากช่วยในเรื่องการคัดเลือกข้อมูลแล้ว ยังช่วยในการควบคุมการแสดงผล การจัดเรียงข้อมูล และการค้นหาข้อมูลด้วย

การคัดเลือกข้อมูล

• ตรวจสอบว่าเปิดหน้าต่างตารางข้อมูลเปิดอยู่หรือไม่ ถ้าเปิด ให้ปิดก่อน
• Click ที่บัตรรายการ Queries
  
• Click ที่ปุ่ม New เพื่อสร้างตารางการกรองข้อมูล
• ปรากฏกรอบโต้ตอบเลือกรูปแบบการสร้างตารางกรองข้อมูล
  
• เลือกรูปแบบการสร้างตารางกรองข้อมูลแบบ Design View แล้ว Click ที่ปุ่ม OK
• โปรแกรมจะถามถึงตารางข้อมูล (Table) ที่ต้องการนำมากรองข้อมูล
  
• Click เลือกตารางชื่อ "บุคคล-1" แล้ว Click ที่ปุ่ม Add จากนั้น Click ที่ปุ่ม Close
• เข้าสู่หน้าต่างการกรองข้อมูลที่เรียกว่า หน้าต่าง QBE (Query By Example) ประกอบด้วยพื้นที่การทำงาน 2 ส่วน ส่วนบนแสดงรายชื่อฟิลด์ในตาราง ส่วนล่างแสดงตารางการทำงานที่ใช้กำหนดเงื่อนไขการกรองข้อมูล
  
• กำหนดเงื่อนไขการแสดงผล การกรอง และการจัดเรียงข้อมูล
  • รายการ Field ให้ระบุชื่อฟิลด์ที่ต้องการคัดเลือก
  • รายการ Sort ระบุเงื่อนไขในการจัดเรียงข้อมูล
  • รายการ Show เลือกเพื่อให้แสดงหรือไม่ต้องแสดงผล
  • รายการ Criteria ใส่เงื่อนไขการคัดเลือกข้อมูล
• ตรวจสอบผลการใช้เงื่อนไขโดยเลือกจากคำสั่ง View, Datasheet
• โปรแกรมจะแสดงผลลัพธ์โดยนำข้อมูลที่ตรงตามเงื่อนไขมาสร้างเป็นตารางใหม่ เรียกว่า Dynaset
• กลับไปสู่จอภาพการกำหนดเงื่อนไข ด้วยคำสั่ง View, Query Design
• จัดเก็บเงื่อนไขการทำงาน Query ด้วยคำสั่ง File, Save
• พิมพ์ชื่อชิ้นงาน (ยาวไม่เกิน 255 ตัว) ในกรอบโต้ตอบ แล้ว Click ที่ปุ่ม OK
• ดหน้าต่างการทำงาน Query