การเลือกข้อมูลใดๆ จะต้องกำหนดเงื่อนไข หรือกฏเกณฑ์ในแถว Criteria เสมอ โดยกฏเกณฑ์ที่ระบุ สามารถกำหนดได้ดังนี้

ค่าคงที่ - การใช้ค่าคงที่เป็นกฏเกณฑ์ในการเลือกข้อมูล กระทำได้ง่ายที่สุด โดยผู้ใช้พิมพ์ข้อความหรือคำที่ต้องการลงไปได้ตรงๆ โดยถ้าค่าคงที่เป็น

• ตัวเลข โปรแกรมจะคงค่าในไว้ในลักษณะเดิม
• ตัวอักษร โปรแกรมจะใส่เครื่องหมายคำพูดกำกับ
• วันที่ จะมีเครื่องหมาย # กำกับหน้าและหลังข้อความแบบวันที่

เช่น ต้องการคัดเลือกบุคคลที่มีชื่อคือ Alex ก็พิมพ์คำว่า Alex ในช่อง Criteria หรือหากต้องการค้นหาข้อมูลของคนที่เกิดวันที่ 1/1/1972 ก็พิมพ์เป็น 1/1/72 โปรแกรมจะใส่เครื่องหมาย # กำกับ ซึ่งจะปรากฏผลเป็น #1/1/72# เป็นต้น

ตัวกำกับในการคัดเลือกข้อมูล (Operator)

การใส่กฏเกณฑ์เพื่อคัดเลือกข้อมูล โปรแกรมจะใช้ตัวกำกับเป็น Like เสมอ เช่น หากใส่กฏเกณฑ์เป็น Alex ก็จะมีความหมายคือ Like "Alex" ซึ่งโดยปกติโปรแกรมจะใส่ตัวกำกับ Like ให้โดยอัตโนมัติ ยกเว้นกรณีที่ป้อนเงื่อนไข หรือกฏเกณฑ์ที่ซับซ้อน ผู้ใช้ต้องใส่ Like ด้วยตัวเองเสมอ

นอกจากตัวกำกับ Like ยังมีตัวกำกับอื่นๆ อีก ได้แก่

In คัดเลือกข้อมูลตามเงื่อนไขที่อยู่ในตัวกำกับนี้
รูปแบบ คือ [Not] In(Value1, Value2,…)
เช่น In("Jan","Feb") - คัดเลือกข้อมูลเฉพาะที่มีข้อมูลเดือน Jan และ Feb

Between..And.. คัดเลือกข้อมูลตามเงื่อนไขที่อยู่ในช่วงตัวกำกับนี้
รูปแบบ คือ Between value1 And value2
เช่น Between 2000 and 5000 - คัดเลือกข้อมูลเฉพาะข้อมูลที่มีค่าในช่วง 2000 - 5000

เครื่องหมายช่วยในการคัดเลือกแบบ Wildcard

นอกจากการใช้ค่าคงที่ในการค้นหาข้อมูล ยังสามารถใช้เครื่องหมายแบบ Wildcard ช่วยในการค้นหาด้วย เช่น ค้นหาคนที่มีชื่อขึ้นต้นด้วยตัวอักษร A ก็จะใส่กฎเกณฑ์เป็น A* ดังนั้นเครื่องหมาย * ก็คือ Wildcard แบบหนึ่งนั่นเอง

เครื่องหมายช่วยในการคัดเลือกแบบ Wildcard ได้แก่

• * แทนตัวอักษรหรือตัวเลขจำนวนกี่ตัวก็ได้ ณ ตำแหน่งที่วางเครื่องหมาย เช่น
  A* ผลที่ได้คือ ทุกข้อมูลที่มีตัว A เป็นตัวแรก
  *A ผลที่ได้คือ ทุกข้อมูลที่มีตัว A เป็นตัวสุดท้าย
  *A* ผลที่ได้คือ ทุกข้อมูลที่มีตัว A ผสมอยู่
• ? แทนตัวอักษรหรือตัวเลขเท่ากับจำนวนเครื่องหมาย ? ณ ตำแหน่งที่ระบุ เช่น
  ?t ผลที่ได้คือ ทุกข้อมูลที่ความยาวไม่เกินสองตัวอักษร
  โดยตัวที่สองเป็นตัว t ตัวแรกเป็นอะไรก็ได้
  A?? ผลที่ได้คือ ทุกข้อมูลที่มีความยาวไม่เกิน 3 ตัวอักษร โดยที่ตัวแรกเป็นตัวอักษร A ที่เหลืออีก 2 ตัว เป็น อะไรก็ได้
• # ตัวเลขอะไรก็ได้ ในตำแหน่งที่กำหนดเครื่องหมาย #
• [ ] ช่วงตัวอักษรหรือตัวเลขที่ระบุในวงเล็บ เช่น
  [abcde] แทน a, b, c, d, e
  [a-b]* แทน ทุกข้อมูลที่มีตัวแรกเป็น a หรือ b ที่เหลือเป็น อะไรก็ได้
• ! มีความหมายเท่ากับ Not เช่น
  !A* คือข้อมูลทุกข้อมูลที่ไม่ได้ขึ้นต้นด้วยตัวอักษร A

ชื่อฟิลด์กับการคัดเลือกข้อมูล - ถ้าต้องการคัดเลือกข้อมูลและต้องใช้ชื่อฟิลด์ประกอบ ต้องใส่ชื่อฟิลด์ในเครื่องหมายวงเล็บก้ามปู [ ] เสมอ

ค่าว่าง - ในการคัดเลือกข้อมูลที่มีค่าว่าง ใช้คำว่า Is Null กำกับเสมอ

เงื่อนไขค้นแบบพารามิเตอร์ - การสร้างเงื่อนไขเพื่อคัดเลือกข้อมูล อาจจะทำเป็นตัวแปรให้ผู้ใช้ป้อนข้อมูลเองได้ เรียกว่า Parameter โดยแทนที่จะใส่ค่าข้อมูลในบรรทัด Criteria ให้ผู้ใช้ป้อนข้อความสื่อถึงเงื่อนไขภายใต้เครื่องหมายวงเล็บก้ามปู เช่น [Enter name:]