ปกติเมื่อมีการสร้างไฟล์ข้อมูลขึ้นมา ควรจะทำสำเนาข้อมูลไว้ด้วย 1 ชุด เพื่อป้องกัน ปัญหาที่อาจจะเกิดขึ้นกับข้อมูล เช่น ข้อมูลถูกลบโดยไม่ได้ตั้งใจ หรือไฟล์ข้อมูลเสีย วิธีการสำเนาข้อมูล อาจจะใช้อุปกรณ์ฮาร์ดแวร์เข้ามาช่วย เช่น Tape Backup แต่ต้องสิ้นเปลืองงบประมาณ ในการจัดซื้อ ดังนั้น หากข้อมูลมีปริมาณไม่มากนัก สามารถนำเทคนิคการบีบอัดไฟล์ (Compress Files) มาใช้แทนได้ ปัจจุบันการบีบอัดไฟล์ มีโปรแกรม 2 โปรแกรมเข้ามาช่วย ได้แก่ PKZIP, PKUNZIP ซึ่งเป็นโปรแกรมประเภท Freeware / Shareware ที่สามารถหาได้ทั่วไปใน Web site ทาง Internet

• โปรแกรม PKZIP เป็นโปรแกรมที่ใช้ในการบีบอัดไฟล์ โดยสามารถบีบอัดไฟล์ได้หลายลักษณะ เช่น บีบอัดกลุ่มไฟล์ที่เลือก หรือบีบอัดไฟล์ แล้วให้แตกไฟล์ ใส่แผ่นดิสก์หลายๆ แผ่นกรณีไฟล์มีขนาดโตมากๆ ไฟล์สุดท้ายจะมีนามสกุลเป็น .ZIP
• โปรแกรม PKUNZIP เป็นโปรแกรมที่ใช้ในการคลายไฟล์บีบอัด .ZIP ให้กลับสู่สภาพเดิม