การกำหนดช่วงข้อมูล หมายถึง การเลือกข้อมูลหลาย ๆ เซลล์ที่สนใจ เพื่อทำงานใดงานหนึ่งพร้อม ๆ กัน เช่น เลือกข้อมูลในเซลล์ A2 ถึงเซลล์ C5 เพื่อลบทิ้งในครั้งเดียว

กรณีที่ใช้เมาส์

• Mouse Pointer ชี้ ณ ตำแหน่งเซลล์เริ่มต้น
• กดปุ่มซ้ายของเมาส์ค้างไว้ แล้วลากเมาส์ จะปรากฎแถบสีดำคลุมข้อมูล
• ได้ขนาดที่ต้องการให้ปล่อยเมาส์

กรณีใช้แป้นพิมพ์

• Cell Pointer อยู่ในเซลล์เริ่มต้น
• กดปุ่ม ค้างไว้ แล้วกดปุ่มลูกศร ตามทิศทางที่ต้องการ จะปรากฎแถบสีดำคลุมข้อมูล
• ได้ขนาดที่ต้องการให้ปล่อยปุ่มบนแป้นพิมพ์