การป้อนข้อมูลใน Excel มีลักษณะแตกต่างจากการพิมพ์งานปกติทั่วไป โดยมีหลักการ ดังนี้

• เลื่อน Cell Pointer ไปยังตำแหน่งเซลล์ที่ต้องการ
• พิมพ์ข้อมูล โดยข้อมูลจะปรากฏในแถบสูตร (Formula Bar) ดังนี้

• ตรวจสอบความถูกต้อง ถ้าผิดใช้ปุ่ม Back Space ลบแก้ไข
• ข้อมูลถูกต้องสามารถปฏิบัติ ดังนี้
  • กดปุ่ม

  หรือ

  • กดปุ่มลูกศรเพื่อเลื่อนตำแหน่ง Cell Pointer

  หรือ

  • ใช้เมาส์ Click ที่ไอคอนเครื่องหมาย ใน Formula Bar

 

• ข้อมูล 1 ชุด ป้อนใน 1 เซลล์
• ข้อมูลประเภทตัวหนังสือ (Text)
  • ข้อมูลที่ไม่นำไปคำนวณ
  • มีความยาวไม่เกิน 32,000 อักขระ
  • จัดชิดซ้ายของเซลล์โดยอัตโนมัติ
  • ตัวเลข/สูตร/สมการต่างๆ ที่ต้องการทำให้เป็น Text จะต้องใช้เครื่องหมาย Single Quote นำหน้า
  • ข้อมูลมีความยาวมากกว่าความกว้างของเซลล์ จะล้นออกนอกเซลล์ และหากมีข้อมูลในเซลล์ถัดไป ข้อมูลที่ล้นออกจะถูกทับ (แต่ไม่ได้ถูกลบ) สามารถ แก้ไขโดยขยายขนาดความกว้างของเซลล์
• ข้อมูลประเภทตัวเลข (Number)
  • ข้อมูลตัวเลขที่นำไปคำนวณได้
  • จะถูกจัดชิดขวาของเซลล์
  • เลขที่มีหลักเกิน 100 ไม่ต้องป้อนเครื่องหมายคอมม่าคั่น ให้ป้อนเฉพาะค่าตัวเลข
  • ถ้ามี % ต่อท้ายจะเป็นการนำค่า 100 มาหารให้โดยอัตโนมัติ
  • สามารถป้อนในรูปแบบ Exponential เช่น 2.5E+04 เท่ากับ 2.5 คูณด้วย 10 ยกกำลัง 4
• ข้อมูลประเภทวันที่-เวลา (Date & Time)
  • ข้อมูลวันที่ หรือเวลา
  • นำไปคำนวณได้
  • จะถูกจัดชิดขวาของเซลล์
• ผลลัพธ์จากสูตรและฟังก์ชันการคำนวณ (Formula & Function)
  • สมการ หรือสูตรคำนวณต่างๆ
  • ขึ้นต้นด้วยเครื่องหมาย =
  • จะถูกจัดชิดขวาของเซลล์

• เลขที่มีหลักเกิน 100 ไม่ต้องป้อนเครื่องหมายคอมม่าคั่น ให้ป้อนเฉพาะค่าตัวเลข

• ข้อมูลตัวเลขบางค่า เมื่อป้อนไปแล้วโปรแกรมแสดงผลเป็น "วันที่" ให้แก้ไขโดยนำเมาส์คลิกในเซลล์นั้นๆ แล้วเลือกเมนูคำสั่ง Format, Cells แล้วเลือกรายการ General จากบัตรรายการ Number
• การป้อนตัวเลขที่มีเครื่องหมาย / เช่น 1/4 โปรแกรมมักจะแสดงผลเป็นวันที่ ถ้าต้องการตัวเลขดังกล่าว สามารถแก้ไขโดยให้ป้อนเป็น 0 1/4
• สำหรับตัวเลขที่มีเครื่องหมาย / แต่ไม่ใช่ข้อมูลที่นำมาคำนวณ ควรป้อนเครื่องหมาย ' นำหน้าด้วย เช่น '1/4
• ในกรณีที่ป้อนข้อมูลใดๆ (โดยเฉพาะข้อมูลประเภทวันที่) แล้วปรากฏเครื่องหมาย # เต็มเซลล์ แสดงว่า ความกว้างของเซลล์ไม่พอที่จะแสดงผล จะต้องทำการขยายขนาดความกว้างของเซลล์
• กรณีที่ข้อมูลประเภทตัวหนังสือ มีความยาวมากกว่าความกว้างของเซลล์ จะล้นออกนอกเซลล์ และหากมีข้อมูลในเซลล์ถัดไป ข้อมูลที่ล้นออกจะถูกทับ (แต่ไม่ได้ถูกลบ) สามารถแก้ไขโดยขยายขนาดความกว้างของเซลล์