การกำหนดช่วงข้อมูลที่กล่าวไปแล้ว จะเน้นการใช้งานแป้นพิมพ์ หรือเมาส์ หรือทั้งสองอย่างผสมผสานกัน อย่างไรก็ตาม Excel ยังเได้เตรียมความสามารถในการกำหนดช่วงข้อมูลผ่านปุ่มฟังก์ชัน F5 โดยมีวิธีการใช้งานดังนี้

• กดปุ่ม F5
• พิมพ์ช่วงข้อมูลที่ต้องการกำหนดในช่อง Reference:

เช่น ถ้าต้องการกำหนดช่วงข้อมูล A1 ถึง C15 ก็ให้พิมพ์ดังรูป

เทคนิคการกดปุ่ม <Shift> ขณะเลื่อนตำแหน่งด้วย <F5> เช่น เลื่อนตัวชี้ตำแหน่งไปเซลล์ A10 จากนั้นกดปุ่ม <F5> พิมพ์ตำแหน่งเซลล์ปลายทาง F500 จากนั้นกดปุ่ม <Shift> แล้วตามด้วย <Enter> จะเป็นการสร้างช่วงข้อมูลตั้งแต่ A10 ถึง F500 หรือจะระบุเป็น A10:F500 ตรงๆ ก็ได้ สำหรับการสร้างช่วงแบบไม่ต่อเนื่องด้วย <F5> ให้ใช้เครื่องหมาย , คั่นระหว่างช่วงแต่ละช่วง