การป้อนชื่อ หรือรายการใดๆ ที่มีรายการเดิมอยู่แล้วใน Sheet สามารถใช้ความสามารถ Drop Down List เข้ามาช่วยแสดงผล เพื่อให้เลือกแทนการคีย์ป้อนแบบปกติ โดยมีขั้นตอนดังนี้

• ป้อนชื่อหรือรายการที่ต้องการใช้เป็นข้อมูลต้นฉบับ
  
• กำหนดช่วงข้อมูลที่ต้องการให้ป้อนข้อมูลได้ เช่น I4:I100
• เลือกเมนูคำสั่ง Data, Validation...
• กำหนดข้อมูลดังตัวอย่าง
  
• เมื่อคลิกในเซลล์ จะมีรายการเลือกดังนี้