การกำหนดช่วงข้อมูล หมายถึง การเลือกข้อมูลหลาย ๆ เซลล์ที่สนใจ เพื่อทำงานใด
งานหนึ่งพร้อมๆ กัน เช่น เลือกข้อมูลในเซลล์ A1 ถึงเซลล์ A10 เพื่อลบทิ้งในครั้งเดียว โดยการกำหนดช่วงข้อมูล จะใช้หลักของการระบายแถบสี (Selection) ดังนี้

กรณีที่ใช้เมาส์

• Mouse Pointer ชี้ ณ ตำแหน่งเซลล์เริ่มต้น
• กดปุ่มซ้ายของเมาส์ค้างไว้ แล้วลากเมาส์ จะปรากฏแถบสีดำคลุมข้อมูล
• ได้ขนาดที่ต้องการให้ปล่อยเมาส์

กรณีใช้แป้นพิมพ์

• Cell Pointer อยู่ในเซลล์เริ่มต้น
• กดปุ่ม ค้างไว้ แล้วกดปุ่มลูกศร จะปรากฏแถบสีดำคลุมข้อมูล
• ได้ขนาดที่ต้องการให้ปล่อยปุ่มบนแป้นพิมพ์

ช่วงข้อมูลทั้ง Sheet	ใช้เมาส์ Click ที่ Selection Button ของ Sheet หรือกดปุ่ม
ช่วงข้อมูลทั้งแถว	ใช้เมาส์ Click (หรือ Drag) ที่ตัวเลขกำกับแถว
ช่วงข้อมูลทั้งคอลัมน์	ใช้เมาส์ Click (หรือ Drag) ที่ตัวอักษรกำกับคอลัมน์
ช่วงแบบไม่ต่อเนื่อง	เลือกช่วงข้อมูลช่วงที่ 1 กดปุ่ม ค้างไว้ ขณะที่กำหนดช่วงข้อมูลถัดไป