โปรแกรมกระดาษคำนวณมีฟังก์ชันการทำงานที่ช่วยให้คุณทำงานเกี่ยวกับระบบฐานข้อมูลที่ไม่ใหญ่มากนักได้อย่างสบายๆ และไม่ยากเลยดังที่คิด ด้วยโปรแกรมนี้คุณจะพบว่าการเก็บ, ค้นหา, แก้ไข/ลบข้อมูล ตลอดจนนำข้อมูลมาประมวลผลในลักษณะต่างๆ เช่น หายอดรวม, นับจำนวนรายการตามเงื่อนไข และพิมพ์รายงานในแบบต่างๆ ทั้งแบบรายงานตัวอักษร, รายงานกราฟ หรือรายงานผสม

การจัดเตรียมข้อมูล

ก่อนอื่นคุณจะต้องนำชิ้นงานมาวิเคราะห์และแยกเป็นรายการย่อยๆ เสียก่อน ซึ่งมีศัพท์ทางคอมพิวเตอร์ใช้เรียกรายการย่อยๆ ของรายการข้อมูลว่า "ฟิลด์ (Field)" ตัวอย่างคุณจะเก็บข้อมูลเกี่ยวกับบุคคลในองค์กร โดยมีรายละเอียดที่จะเก็บบันทึก ได้แก่ รหัสประจำตัว, ชื่อ-นามสกุล, วันเดือนปีที่เกิด, ที่อยู่, วันเดือนที่ที่เข้าทำงาน, ตำแหน่ง, หน่วยงาน และเงินเดือน เป็นต้น คุณสามารถแยกเป็นฟิลด์ย่อยๆ ได้ดังนี้

• รหัสประจำตัวแยกไม่ได้ดังนั้นนับเป็น 1 ฟิลด์
• ชื่อ-นามสกุล ยังสามารถเป็นรายการย่อยๆ ได้อีก คือ
  • คำนำหน้าชื่อ 1 ฟิลด์
  • ชื่อตัว 1 ฟิลด์
  • นามสกุล 1 ฟิลด์
• ที่อยู่ ควรแยกเป็น
  • บ้านเลขที่
  • ถนน
  • ตำบล
  • อำเภอ
  • จังหวัด
  • รหัสไปรษณีย์
• ข้อมูลที่สามารถเกิดขึ้นจากผลทางการคำนวณ ไม่ควรเก็บไว้เป็นฟิลด์ เพราะจะได้ประหยัดเนื้อที่ของดิสก์ และสามารถสร้างเมื่อไรก็ตามเมื่อต้องการจะใช้งาน เช่น อายุงาน อันเกิดจากการคำนวณด้วยวันปัจจุบันลบวันที่เข้าทำงาน

เมื่อวิเคราะห์ลักษณะงานเรียบร้อยแล้ว ขั้นต่อไปก็เป็นการเก็บข้อมูลไว้ในแผ่นงาน โดยพิมพ์รายการฟิลด์ในแถวเดียวกัน 1 ฟิลด์ต่อ 1 คอลัมน์ เรียกแถวนี้ว่า "Header Row" ต่อจากนั้นคุณก็นำข้อมูลที่จะจัดเก็บป้อนลงในแถวถัดไป 1 รายการข้อมูลต่อ 1 แถว เราเรียกรายการข้อมูลแต่ละแถวว่า Record ดังรูปที่ 1 รายการข้อมูลแถวแรกควรอยู่ต่อจาก Header Row นะครับ

หากข้อมูลในฟิลด์ใดยาวมากๆ อย่าพิมพ์แยกเซลล์นะครับ ให้ขยายความกว้างพอประมาณ แล้วพิมพ์ข้อมูลตามปกติ แต่เมื่อข้อมูลจะเกินระยะขอบขวาของเซลล์คุณก็สั่งให้โปรแกรมตัดคำแล้วขึ้นบรรทัดใหม่ โดยการกดปุ่ม <Ctrl><Enter>จากนั้นพิมพ์ข้อมูลที่เกินในแถวที่ 2, 3 ... ไปเรื่อยๆ พบว่าความสูงของแถวจะขยาย อย่างนี้เป็นวิธีบันทึกที่ถูกต้องครับ ถ้าพิมพ์แยกเซลล์เมื่อไรผิดเมื่อนั้น โปรแกรมจะค้นหาและคัดเลือกข้อมูลไม่ถูกต้อง