คุณสมบัติเอกสาร

คุณสมบัติของเอกสาร (Document Properties) นับเป็นหัวใจหลักของการระบบสืบค้น และระบบอ้างอิงเอกสาร ทั้งนี้หลายๆ หน่วยงาน หลายองค์กรให้ความสำคัญกับ การกำหนดคุณสมบัติเอกสารเป็นอย่างสูง คุณสมบัติของเอกสาร จะมีข้อมูลคล้ายๆ กับระบบสืบค้นด้วยบัตรรายการในห้องสมุดนั่นเอง โดยมีชื่อเฉพาะในวงการ ICT ว่า Meta Data เช่น ชื่อผู้สร้างเอกสาร (Author) หน่วยงาน (Company, Organization, Publisher) หรือวันที่/เวลาสร้าง และแก้ไขเอกสาร เป็นต้น

เอกสารที่สร้างด้วยซอฟต์แวร์ชุด Microsoft Office กำหนดคุณสมบัติของเอกสารได้จากเมนูคำสั่ง File, Properties … หรือ แฟ้ม , คุณสมบัติ … โดยผู้สร้างเอกสารสามารถกำหนดรายละเอียดต่างๆ ของเอกสารได้ตามรายการที่ปรากฏ เพื่อให้โปรแกรมรู้จักเมื่อมีการใช้คำสั่งค้นหา

หมายเหตุ

คุณสมบัติเกี่ยวกับวันที่สร้างเอกสาร โดยปกติโปรแกรมทุกโปรแกรมจะมีการบันทึกโดยอัตโนมัติ จากระบบวันที่ของระบบ ดังนั้นคอมพิวเตอร์ทุกเครื่องในหน่วยงาน จะต้องตรวจสอบและปรับแก้ไขวันที่ระบบให้ตรงกับความเป็นจริงด้วยเสมอ โดยเลือกจากคำสั่ง Start, Settings, Control Panel, Date/Time

คุณสมบัติของเอกสาร แบ่งเป็นหมวดได้ดังนี้

• Automatically updated properties
  • ข้อมูลที่ถูกสร้างและปรับปรุงโดยอัตโนมัติ เช่น วันที่สร้าง/ปรับปรุงแก้ไขเอกสาร, จำนวนหน้า จำนวนบรรทัด จำนวนคำ เป็นต้น คุณสมบัตินี้จะบันทึกโดยอัตโนมัติเมื่อมีการบันทึกไฟล์ (Save) และแสดงผลจากบัตรรายการ General, Statistics, Contents
• Preset properties
  • ข้อมูลมาตรฐานที่โปรแกรมเตรียมไว้ให้ เช่น ชื่อผู้สร้าง, หน่วยงาน, หมวด, คำสำคัญ ซึ่งผู้ใช้สามารถปรับแก้ไขได้ จากบัตรรายการ Summary
• Custom properties
  • ข้อมูลคุณสมบัติของไฟล์ที่ผู้สร้าง หรือผู้ใช้งาน กำหนดได้อิสระ รวมทั้งสามารถระบุประเภทของข้อมูล เช่น ตัวอักษร (Text), วันที่ (Date), ตัวเลข (Number) และค่าใช่หรือไม่ใช่ (Yes/No) กำหนดจากบัตรรายการ Custom
• Document library properties
  • คุณสมบัติที่กำหนดจากไฟล์แม่แบบ หรือไฟล์ต้นแบบ (Template ) ปรากฏในบัตรรายการ Custom เฉพาะเมื่อมีการสร้างไฟล์จากแม่แบบ