ระบบตรวจทานการแก้ไข

การแก้ไขเอกสารหลายๆ ครั้ง ควรทำระบบตรวจทานการแก้ไข โดย

• บันทึกไฟล์ที่ต้องการแก้ไขเป็นไฟล์ใหม่ เช่น มีไฟล์ต้นฉบับชื่อ word1.doc ควรบันทึกเป็นไฟล์ใหม่ ชื่อ word1-v1.doc สำหรับการแก้ไขครั้งที่ 1
• เปิดไฟล์ word1-v1.doc แล้วเข้าสู่ระบบการแก้ไขด้วยคำสั่ง Tools, Track Changes…
• ปรากฏแถบเครื่องมือ ดังนี้

• แก้ไขเอกสาร ซึ่งจะพบว่าส่วนที่มีการแก้ไข จะแสดงด้วยสีแดง มีการขีดเส้นใต้ หรือมีการหมายเหตุด้วย Comment

• กำหนดรูปแบบการแสดงผลการแก้ไขโดยคลิกปุ่ม Show จากแถบเครื่องมือ แล้วเลือกคำสั่ง Options

• บันทึกไฟล์

เมื่อมีการแก้ไขเอกสาร และต้องการเปรียบเทียบกับเอกสารต้นฉบับ สามารถกระทำได้โดย

• เปิดไฟล์เอกสารที่มีการแก้ไข
• เลือกคำสั่ง Tools, Compare and Merge Document…
• เลือกไฟล์เอกสารต้นฉบับ
• โปรแกรมจะตรวจสอบ และแสดงผลการตรวจสอบ
• คลิกปุ่มยอมรับ หรือไม่ยอมรับการแก้ไข จากแถบเครื่องมือ