Mail
Merge หรือที่มักจะรู้จักกันว่า "จดหมายเวียน" เป็นการเตรียมและสั่งพิมพ์เอกสารรูปแบบหนึ่ง
โดยทำการสร้างตัวจดหมายขึ้นมา เรียกว่า "ไฟล์ต้นแบบ หรือไฟล์หลัก"
ภายในตัวจดหมายจะมีการเปลี่ยนแปลงแก้ไขข้อมูลบางส่วน เช่น ชื่อ-นามสกุล,
ตำแหน่ง, วันที่, สถานที่ หรืออื่น ๆ ตามต้องการ ซึ่งการเปลี่ยน-แปลง
แก้ไขส่วนต่าง ๆ นั้น จะอาศัยข้อมูลจากไฟล์เก็บรายการข้อมูล
ที่เรียกว่า "ไฟล์รายการข้อมูล หรือ ไฟล์ผนวก" เมื่อทำการสั่งพิมพ์จดหมาย
และบอกจำนวนชุดที่ต้องการพิมพ์ โปรแกรมจะไปดึงข้อมูลจากไฟล์ผนวก
มาทำการผนวกเข้ากับไฟล์หลักโดยอัตโนมัติ
สำหรับ
Word คำว่า "Mail Merge" ไม่ได้หมายถึง จดหมายเวียนเสมอไป
แต่รวมถึงการพิมพ์อื่น ๆ ที่มีลักษณะเช่นเดียวกับจดหมายเวียน
ได้แก่ การพิมพ์ป้ายฉลาก (Label) การพิมพ์หรือจ่าหน้าซองจดหมาย
การสร้าง
Mail Merge จะต้องมีไฟล์ 2 ไฟล์ ได้แก่
1)
ไฟล์รายการข้อมูล (Merge File) เก็บรายชื่อของบุคคลที่ต้องการนำมาผสมรวมกับจดหมาย
2) ไฟล์ต้นแบบจดหมาย (Main File) ไฟล์จดหมาย
ไฟล์รายการข้อมูล
- เปิดหน้าต่างเอกสารใหม่
- สร้างตารางโดยมีจำนวนช่อง
(Column) เท่ากับจำนวนรายการข้อมูล เช่น ต้องการข้อมูลเกี่ยวกับ
ชื่อ-นามสกุล, ตำแหน่ง, สังกัด ก็กำหนดตารางที่มีจำนวนคอลัมน์เท่ากับ
3 คอลัมน์
- พิมพ์รายการข้อมูลลงในตาราง
โดยบรรทัดแรกของตารางให้พิมพ์เป็น หัวเรื่อง, บรรทัดที่ 2
เป็นต้นไป ให้บรรจุรายการข้อมูลตามหัวเรื่อง
- จัดเก็บไฟล์
(Save)
- ปิดไฟล์
(Close)
ตัวอย่างไฟล์รายการข้อมูล
ไฟล์ต้นแบบจดหมาย
-
เปิดหน้าต่างเอกสารใหม่
-
พิมพ์ต้นแบบจดหมาย โดยเว้นที่ว่างให้กับข้อมูลที่ต้องการเพิ่มเติม
-
จัดเก็บไฟล์ต้นแบบจดหมาย (Save)
- เปิดเมนู
Tools
- เรียกคำสั่ง
Mail Merge ... จะปรากฏกรอบโต้ตอบ ดังนี้
-
Click เมาส์ที่ปุ่ม Create จากตัวเลือก Main Document
- เลือก
Form Letter จะปรากฏกรอบโต้ตอบซ้อน ดังนี้
-
เลือกปุ่ม Active Window
- ปรากฏกรอบโต้ตอบ
ดังนี้
-
Click เมาส์ที่ปุ่ม Get Data จากตัวเลือก Data Source
- เลือกคำสั่ง
Open Data Source
- พิมพ์ชื่อไฟล์
และไดร์ฟของไฟล์ที่เก็บรายการข้อมูล
- เลือกคำสั่ง
-
จะปรากฏแถบเครื่องมือชุดใหม่ ดังนี้
-
เลื่อน Cursor ไปยังตำแหน่งที่ต้องการวางรายการข้อมูล
- Click
เมาส์ที่ปุ่ม Insert Merge Field แล้วเลือกชื่อรายการข้อมูลที่ต้องการ
จะปรากฏชื่อรายการข้อมูลในต้นแบบจดหมาย โดยมีเครื่องหมาย <<
>> กำกับ
-
ทำจนครบทุกตำแหน่ง
เมื่อเรียบร้อยแล้ว การสั่งพิมพ์จดหมายให้ Click เมาส์ที่ไอคอน
Merge to Print
จะได้จดหมาย ตามจำนวนรายการข้อมูลที่ป้อนลงไป
- สามารถดูข้อมูลจริงได้จากปุ่ม
และ
|