เมื่อทำการจัดเตรียม ตกแต่ง เอกสารเสร็จแล้ว ขั้นตอนต่อไปก็คือ การพิมพ์เอกสารที่ได้จัดเตรียม ออกทางเครื่องพิมพ์ เพื่อลงในกระดาษ แผ่นใส

ข้อแนะนำในการสั่งพิมพ์เอกสาร

• ควรเลือกประเภทเครื่องพิมพ์ ก่อนเตรียมเอกสาร (ติดตั้งเครื่องพิมพ์ผ่านระบบ Microsoft Windows ก่อน)
• ในกรณีที่ลืมเลือกเครื่องพิมพ์ก่อนการเตรียมเอกสาร และมาทำการเลือก ภายหลัง ควรเข้าสู่โหมด Print Preview เพื่อตรวจสอบเอกสารก่อนพิมพ์ทุกครั้ง
• เมื่อสั่งพิมพ์เอกสารไปแล้ว ให้จัดเก็บแฟ้มเอกสารอีกครั้ง เพื่อไฟล์เอกสารจะได้จำค่าติดตั้งในการพิมพ์ ไม่ต้องเสียเวลามากำหนดค่าติดตั้งการพิมพ์ใหม่

การเตรียมงานก่อนสั่งพิมพ์

• เลือกคำสั่ง File, Print Preview หรือ Click เมาส์ที่ไอคอน
• ปรากฏจอภาพเอกสารก่อนพิมพ์
  
• ตรวจสอบลักษณะการวางหน้ากระดาษ ลักษณะข้อความ และ ความถูกต้องของเอกสาร
• Click เมาส์ที่ไอคอนต่อไปนี้ เพื่อทำงานตามต้องการ
  • ต้องการกลับไปแก้ไข
  • แก้ไขเอกสารในสภาวะมุมมองนี้
  • สั่งพิมพ์เอกสารทั้งหมด
  • ดูเอกสาร 1 หน้ากระดาษต่อ 1 จอภาพ
  • ดูเอกสารหลายหน้ากระดาษต่อ 1 จอภาพ
  • กำหนดเปอร์เซ็นต์ในการแสดงผล
  • แสดง หรือไม่ให้แสดง Ruler Line
  • กรณีที่เอกสารเกินหน้าไปไม่กี่บรรทัด สามารถ Click ที่ไอคอนนี้ เพื่อช่วยจัด ให้เอกสารทั้งหมดมาอยู่รวมกันใน หน้าเดียวกัน โดยโปรแกรมจะทำ การปรับขนาดตัวอักษร ระยะระหว่าง บรรทัด ให้โดยอัตโนมัติ
  • เข้าสู่การทำงานแบบเต็มจอภาพ (Full Screen)
• เมื่อคลิกปุ่ม สั่งพิมพ์เอกสารทั้งหมด หรือเลือกเมนูคำสั่ง File, Print จะปรากฏ Dialog Box ดังนี้
  
• เลือกข้อกำหนดที่ต้องการ
  • Print What : เลือกสิ่งที่ต้องการสั่งพิมพ์ อาจจะเป็น
    - Document ไฟล์เอกสาร
    - Summary Info รายละเอียดเกี่ยวกับไฟล์
    - Annotations คำอธิบายประกอบข้อมูล
    - Styles รูปแบบเอกสาร
    - Auto Text Entries รายการข้อมูลของคำสั่ง Auto Text
    - Key Assignments รายการข้อมูลเกี่ยวกับการกำหนดคีย์
  • Copies : จำนวนชุดที่ต้องการสั่งพิมพ์
  • Page Range : ช่วงในการสั่งพิมพ์ ได้แก่
    - All สั่งพิมพ์ทุกหน้าของเอกสาร
    - Current Page สั่งพิมพ์เฉพาะหน้าที่ Cursor อยู่
    - Pages สั่งพิมพ์หน้าที่ระบุ โดยสามารถระบุได้ดังนี้
    หน้าที่ 1 - 5 ให้ระบุ 1 - 5
    หน้า 1, 3 และ 8 ให้ระบุ 1,3,8
    หน้า 1, 3 และ 8 - 10 ให้ระบุ 1,3,8-10
  • Print หน้าเอกสารในช่วงที่จะพิมพ์ ได้แก่
    - All Page in Ranges ทุกหน้าในช่วงที่ระบุ
    - Odd Pages เฉพาะเอกสารหน้าคี่
    - Even Pages เฉพาะเอกสารหน้าคู่
  • Print to File สั่งพิมพ์เอกสารเก็บไว้ในไฟล์ ในกรณีที่ไม่มีเครื่องพิมพ์ เมื่อเลือกตัวเลือกนี้ และสั่งพิมพ์เอกสารโดยกดปุ่ม OK ก็จะเข้าสู่จอภาพการจัดเก็บเอกสาร (Save As Dialog Box) เพื่อให้ผู้ใช้กำหนดชื่อแฟ้มเอกสารที่ต้องการนำผล จากการสั่งพิมพ์ไปเก็บไว้
  • Collate Copies ใช้รูปแบบเรียงเอกสารต่อเนื่องในชุดเดียวกันหรือไม่ (ตัวอย่าง มีเอกสาร 5 แผ่น สั่งพิมพ์ 2 ชุด ต้องการให้ พิมพ์เอกสารหน้าที่ 1 - 5 ชุดที่ 1 แล้วพิมพ์หน้า 1 -5 ชุดที่ 2 หรือต้องการให้พิมพ์เอกสารหน้าที่ 1 จำนวน 2 ชุด แล้วจึงจะพิมพ์หน้าที่ 2 จำนวน 2 ชุด จนครบหน้าที่ 5 จำนวน 2 ชุด)
• เลือกปุ่ม OK เพื่อสั่งพิมพ์เอกสาร
• หรือปุ่ม Cancel เพื่อยกเลิกการสั่งพิมพ์เอกสาร