รูปภาพต่างๆ ที่นำมาใช้กับระบบ Digital Archives จำเป็นต้องนำเสนอรูปภาพเพื่อประกอบการนำเสนอในลักษณะต่างๆ เช่นภาพต้นฉบับ, ภาพสำหรับสื่อสิ่งพิมพ์ ฯลฯ โดยภาพที่ได้มานั้นมีทั้งจากภาพที่ถ่ายด้วยกล้องถ่ายภาพระบบดิจิทัล (Digital Camera) ภาพจากเครื่องกราดภาพ (Scanner) ซึ่งมีความแตกต่างทั้งในด้านความละเอียด (Resolution) ขนาดภาพ (Image Size) และแนวของภาพ (Orientation) เมื่อมีการนำภาพไปใช้ในลักษณะต่างๆ จึงควรมีการเตรียมภาพให้เหมาะสมกับรูปแบบการนำเสนอด้วย

รูปแบบการนำเสนอภาพ

• การนำเสนอด้วย ภาพต้นฉบับในลักษณะ Digital Archive ด้วยสื่อ CD-ROM
• การนำเสนอด้วยสื่อสิ่งพิมพ์
• การนำเสนอด้วยสื่อ Presentation ระบบมัลติมีเดีย (Multimedia Presentation)
• การนำเสนอผ่านเว็บไซต์ทั้งภาพแบบย่อ (Preview) และภาพจริง
• การแสดงผลด้วยฐานข้อมูล Access

ทั้งนี้การนำเสนอแต่ละลักษณะมีการใช้รูปภาพที่มีความแตกต่างทั้งด้านความละเอียด, ขนาดของภาพ และแนวของภาพ การกำหนดแนวทางในการเตรียมรูปภาพ เพื่อให้การแสดงผลสามารถแสดงได้รวดเร็ว, การเก็บบันทึกประหยัดพื้นที่ของสื่อบันทึก จึงเป็นสิ่งที่มีจำเป็นอย่างยิ่ง

ขั้นตอนการดำเนินการ

• กำหนดมาตรฐานเกี่ยวกับรูปแบบการนำเสนอภาพ
  การนำเสนอภาพ มีหลากหลายลักษณะ รูปแบบของภาพที่เหมาะสมจะช่วยให้ภาพนำเสนอได้อย่างรวดเร็ว และประหยัดพื้นที่ของสื่อบันทึก
• กำหนดมาตรฐานเกี่ยวกับการตั้งชื่อโฟลเดอร์ (Folder) และไฟล์ (File name)
  การตั้งชื่อโฟลเดอร์และชื่อไฟล์ที่เป็นระบบ จะช่วยให้การค้นคืนภาพในภายหลังกระทำได้อย่างรวดเร็ว
• กำหนดมาตรฐานเกี่ยวกับ Image Metadata
  Metadata เป็นข้อมูลเพิ่มเติมในการอธิบายรายละเอียดของภาพ เช่นวันที่ถ่ายหรือสแกนภาพ ลักษณะของภาพ, ความคมชัด ฯลฯ โดยจะเป็นส่วนประกอบย่อยในไฟล์ภาพนั้นๆ และสามารถเรียกดูได้จากซอฟต์แวร์เฉพาะ
• พัฒนาโปรแกรมจัดการรูปภาพ
  โปรแกรมจัดการรูปภาพเป็นโปรแกรมที่พัฒนาด้วยความสามารถ Action ของ Adobe PhotoShop ที่ช่วยอำนวยความสะดวกในการเติมข้อมูล Metadata แบบอัตโนมัติ, การย่อขนาดภาพตามรูปแบบต่างๆ ที่เหมาะสม