อย่างที่ได้กล่าวไว้ ข้อมูลที่ป้อนใน Excel มักจะเป็นข้อมูลสั้นๆ โดยป้อน 1 ข้อมูลแต่เซลล์ 1 เซลล์ แต่หากเป็นข้อมูลที่มีลักษณะเป็นหัวเรื่อง หรือหัวรายงาน ซึ่งเป็นข้อความยาวและกินพื้นที่หลายๆ เซลล์ จะมีวิธีการกำหนด และจัดแต่งดังนี้

• ป้อนข้อมูลในเซลล์แรกของช่วง
• กำหนดแถบสีให้กับช่วงข้อมูล
  
• Click เมาส์ที่ปุ่มเครื่องมือ Merge and Center
  

แต่ก็มีปัญหาในการปรับแต่ง Worksheet นั่นคือ ไม่สามารถแทรก หรือปรับแต่งข้อมูลได้ตามอิสระ ดังนั้นการจัดข้อมูลให้อยู่กึ่งกลางช่วง ควรใช้วิธี

• พิมพ์ข้อมูลที่ต้องการจัดกึ่งกลางช่วงในเซลล์ต้น เช่น A 1
• สร้างช่วงข้อมูล (Range) เช่น A 1: F 1
• เลือกคำสั่ง Format, Cell เลือกบัตรรายการ Alignment
• เลือกคำสั่ง Center Across Selection จากรายการ Horizontal Text Alignment