|
หลายๆ
ท่านอาจจะเจอปัญหาการป้อนข้อมูล ที่ส่วนของข้อมูลมีค่าซ้ำๆ กัน
เช่น รหัสประจำตัวบุคคล หรือรหัสสินค้า ดังตัวอย่าง
จากตัวอย่างจะพบว่า
รหัสบุคคลแต่ละคน จะขึ้นต้นด้วยอักษร
"AB" ทุกคน และเลขประจำตัวมีทั้งหมด
4 หลัก วิธีการที่สะดวกในการป้อนข้อมูลลักษณะนี้ ควรป้อนเฉพาะตัวเลขประจำตัวบุคคลเท่านั้น
คือ
พนักงานคนแรก
"จินดา มณี" ให้ป้อนรหัสเฉพาะตัวเลข 1975
พนักงานคนที่สอง "สมใจ รักดี" ให้ป้อนรหัสเฉพาะตัวเลข
1976 เป็นต้น
สำหรับอักษรนำ
"AB" เนื่องจากมีค่าซ้ำกัน สามารถให้ Excel ป้อนอัตโนมัติได้
เพื่อให้เกิดความสะดวกและรวดเร็วในการทำงาน โดยเมื่อป้อนตัวเลขรหัสครบทุกคนแล้ว
- ให้กำหนดช่วงข้อมูลสำหรับเซลล์รหัสประจำตัวบุคคล
(จากตัวอย่างคือ A2:A6)
- จากนั้นเลือกเมนูคำสั่ง
"Format, Cells..."
- เลือกบัตรรายการ
"Number"
- เลือกรายการ
Category: ชื่อ Custom
- พิมพ์รูปแบบของตัวเลขในช่อง
Type เป็น "AB"0000
- คลิกปุ่ม
"OK" แล้วดูผลลัพธ์ที่เกิดขึ้นมา
คำอธิบาย
รูปแบบที่กำหนดเป็น
"AB"0000 หมายถึง ให้เครื่องใส่อักขระ AB นำหน้ารหัส
แล้วตามด้วยตัวเลขทั้งหมด 4 หลัก
ถ้าต้องการตัวเลขทั้งหมด
5 หลักก็ให้กำหนดรูปแบบเป็น "AB"00000
และถ้าต้องการอักขระอื่น
ก็ให้กำหนดอักขระที่ต้องการในเครื่องหมายคำพูด เป็นต้น
|
