โดยปกติการป้อนข้อมูลลงในกระดาษงานที่ถูกต้อง จะต้องแบ่งข้อมูลให้เป็นส่วนย่อยที่สุด ที่มีความหมาย เช่น ข้อมูลชื่อสกุล ควรแยกเป็น 3 คอลัมน์ คือ คำนำหน้า, ชื่อ และนามสกุล ดังตัวอย่าง

ซึ่งเมื่อจะนำไปใช้งาน จะมีปัญหาหลายประการ โดยเฉพาะการจัดตำแหน่งที่ถูกต้อง ดังนั้นวิธีที่ถูกต้องในการนำไปใช้ก็คือ สร้างคอลัมน์ใหม่ ที่เกิดจากการรวมข้อมูลของ 3 คอลัมน์ ดังกล่าว ด้วยเทคนิคการรวมข้อมูล

การรวมข้อมูลสามารถทำได้โดยการสร้างสูตรในรูปแบบ

ดังนั้นจากตัวอย่างข้างต้น สามารถสร้างสูตรรวมข้อมูลได้ดังนี้